«Добрый Смак»: успешный опыт внедрения системы финансового планирования
- Вы, я вижу, бескорыстно любите деньги.
Скажите, какая сумма вам нравится?
- Пять тысяч.
- В месяц?
- В год.
- Нам с вами не по дороге.
- Мне нужно пятьсот тысяч, и по возможности сразу,
а не частями.
И.Ильф, Е.Петро.
«Доход определяется тем, что, по мнению организации, она должна иметь для выполнения своей работы». В справедливости данного закона, сформулированного Л. Роном Хаббардом, мы в очередной раз убедились при внедрении системы финансового планирования в компании «Добрый Смак».
Любопытно, что эта компания, занимающаяся дистрибуцией напитков и продуктов питания в Одесской области, некоторое время назад уже внедрила основные инструменты управления, такие как оргсхема, статистики, система коммуникации. Однако результаты данного внедрения не повлияли на сложную финансовую ситуацию в компании, связанную с нехваткой оборотных средств. Причиной этого стала большая просрочена дебиторская задолженность (свыше 80 дней просрочки), вызванная несвоевременностью расчетов клиентов. Ситуацию усугубляли также бесконтрольные закупки товаров с низкой оборачиваемостью. Неликвидные товары заполняли склад, замораживали деньги, и усиливали финансовый дефицит. Поэтому владельцы компании Беликов Игорь Романович и Беликова Полина Александровна приняли решение обратиться к профессионалам в области управления финансами – международной консалтинговой компании «H-ART».
Прежде всего, наши консультанты провели бизнес-анализ «Доброго Смака», в ходе которого было обнаружено, что причина бесконтрольных закупок товаров заключается в отсутствии правильного документооборота компании. Недостаточный учет движения товаров приводил к злоупотреблениям при закупках, таких как приобретение заведомо неликвидных товаров. Поэтому первым шагом исправления ситуации стало внедрение эффективной системы документооборота с использованием бланков строгой отчетности и прочих первичных документов, подтверждающих любое движение товаров и денежных средств, включая внутренние перемещения. Благодаря этому удалось перекрыть «дыры» в товарном учете компании, а также взять под контроль движение денежных средств. Кроме того, благодаря налаженному документообороту мы получили возможность провести АВС -анализ продаж и сформировать оптимальный ассортимент товаров с максимальной оборачиваемостью, исключив из него неликвидные позиции.
Следующим шагом был расчет точки безубыточности компании. Как обычно, реальная точка безубыточности оказалась выше, чем точка безубыточности, основанная на «мнении» владельцев. Реальная точка безубыточности была продемонстрирована ТОП-менеджарам, которые увидели фактические расходы компании. Таким образом, было сформировано «мнение» компании в отношении того, сколько денег она должна иметь для выполнения своей работы.
Следует отметить, что шок от осознания владельцами и менеджерами компании реальной суммы дохода, обеспечивающей выживание компании, длился недолго. Какой бы ни была тяжелой ситуация с финансами компании, с этим можно что-то сделать, если вы обладаете соответствующими знаниями и технологией. А эти знания и технология у владельцев «Доброго Смака» уже были, поскольку под руководством наших консультантов они прошли «Шляпу финансового директора», разработанную компанией «H-ART» на основе Инструктивных писем по оргполитике из Серии «Финансы» Л. Рона Хаббарда. Поэтому сразу после определения точки безубыточности был разработан и внедрен основной пакет оргполитик для компании, регламентирующий проведение процедуры финансового планирования. В результате в компании был утвержден один платежный день. Появились заявки на приобретение, положившие конец бесконтрольным тратам денег. Были разделены функции бухгалтера и финансового директора, и на пост финансового директора был назначен обученный сотрудник, благодаря чему была просчитана рентабельность по каждому направлению деятельности и каждой группе товаров. И, наконец, была введена сама процедура финансового планирования, включающая планирование недельного дохода и распределение полученного дохода прошедшей недели по фондам. Для реализации данной процедуры было установлено уникальное программное обеспечение «Establishment Solution» разработанное компанией «H-aRt» совместно с компанией «Expert SOFT», и обеспечивающее полную совместимость с программой управленческого и бухгалтерского учета «1С». Кроме того, была разработана система оплаты труда сотрудников компании, «привязавшая» зарплаты к доходу компании и личным статистикам работников.
В результате доход компании перестал быть «головной болью» владельца компании, поскольку теперь каждый сотрудник стал кровно заинтересован в достижении устанавливаемой недельной квоты по доходу. В силу вступил вышеописанный закон в отношении дохода, и компания «неожиданно» начала больше зарабатывать. Уменьшилась дебиторская задолженность, срок отсрочки сократился до 30 дней. Сократились товарные остатки склада. Доход, не смотря на сезонный спад продаж, превысил самые высокие показатели, которых когда-либо достигала компания даже в сезонные пики.
Таким образом, «Добрый Смак» успешно ввел недостающий «пятый элемент» административного ноу-хау – финансовое планирование, обеспечивший компании процветание, а ее владельцам богатство и успех.
Автор: Евгений Сотников
Управляющий партнер консалтинговой компании H-ART
