image description

В своих статьях мы очень часто рассказываем о стандартах деятельности предприятий, о необходимости внедрения эффективной системы менеджмента, о важности прозрачного и точного оперативного учета денежных средств и товарно-материальных ценностей и о том, как оптимально организовать этот процесс. Но будем честными: даже при упорядоченной и систематизированной деятельности у любого предприятия есть «дыры». Иногда это даже не дыры, а продуманные хитросплетенные лазейки, откуда небольшим, но непрерывным потоком уплывают деньги или товар. Вспоминается недавно услышанная у клиентов история: «Как при зарплате в 30 000 грн., этому человеку (примечание: руководителю небольшого логистического центра) пришло в голову воровать товар на 1,5 тыс. грн. в месяц?!».

 

Если говорить о ритейле и логистике, то уже ни для кого не являются открытием схемы хищений в связке «охранник – кассир», или «продавец – приемщик – охранник», «отборщик – водитель».  Однако с каждым выявленным случаем изощренность методов не устает поражать. И, к сожалению, решение этой проблемы только одно – организация эффективной работы контрольно-ревизионного отдела.

О том, как организовать деятельность такой службы, и что входит в перечень ее ключевых обязанностей, мы и расскажем в этой статье.

 

Контрольно-ревизионный отдел (далее – КРО) находится в офисе учредителей, т.е. подчиняется напрямую учредителям компании, а не Исполнительному директору. Основной задачей контрольно-ревизионного отдела является предоставление учредителям достоверной информации о денежных активах, товарно-материальных ценностях и основных средствах. Можно сказать, что деятельность КРО способствует «спокойному сну акционеров» (с).

Работа контрольно-ревизионного отдела может начинаться с введения в штат компании единственного контролера, по мере роста предприятия штат контрольно-ревизионного подразделения может расширяться до центрального подразделения и региональных представительств. Штатный состав может варьироваться не только в зависимости от размеров предприятия, но и от функционала контрольно-ревизионного отдела, а также технологий работы (какие проверки и с какой периодичностью должны проводиться). Например, для небольшой торговой сети, которая насчитывает до 10 магазинов, весь спектр деятельности может выполнять 1 контролер, то при количестве магазинов 50-60 штат может насчитывать уже 4-6 сотрудников.

 

Говоря об основных функциях контрольно-ревизионного отдела, можно выделить следующие:

1. Проведение проверок финансово-хозяйственной деятельности, таких как:

 

     o   инвентаризация ДС (денежных средств);

     o   инвентаризация ОС (основных средств);

     o   инвентаризация товарных запасов;

     o   контроль списаний;

     o   мониторинг корректности данных в учетных системах;

     o   проверка корректности данных управленческой отчетности;

     o   проверка поставок на распределительные центры склады;

     o   проверка отгрузок с распределительных центров в филиалы / объекты;

     o   проверка взаиморасчетов с контрагентами.

 

2. Составление отчетов по результатам проверок.

3. Сопровождение внешнего аудита.

 

Для того чтобы точнее раскрыть цель существования и концепцию работы контрольно-ревизионного отдела, рассмотрим технологию работы КРО в процессе инвентаризации товарных запасов  объектов (магазинов).

 

Важно понимать цель инвентаризации, которую проводит КРО. В некоторых компаниях есть ошибочное мнение, что текущие инвентаризации должны проводить сотрудники КРО с целью получения данных о наличии товарных остатках и о товарных потерях. Однако, проведение текущих инвентаризаций – это область ответственности сотрудников торговых объектов. Задача же КРО состоит в том, чтобы подтвердить или опровергнуть данные, полученные в ходе инвентаризаций, уже проведенных сотрудниками торговых объектов. Поэтому, все инвентаризации товарных остатков, которые проводит КРО, являются внеплановыми в отношении проверяемых объектов.

 

Рассмотрим основные принципы, которыми должны руководствоваться сотрудники КРО при определении объекта, даты и времени проведения инвентаризации:

1.    Инвентаризации товарных запасов в торговых объектах не рекомендуется проводить до или во время государственных и религиозных праздников, когда объекты «перетарены» товаром.

2.    Инвентаризации необходимо проводить после того как сотрудники объекта провели текущую инвентаризацию и данные об инвентаризации были проведены в учетной системе предприятия. При этом, чем меньше будет временной разрыв между плановой инвентаризацией магазина и инвентаризацией КРО, тем более корректные данные можно получить в результате их сопоставления.

3.    Если в компании есть большое количество торговых объектов, и специалисты КРО физически не могут провести проверку инвентаризаций во всех торговых объектах, необходимо выбрать торговый объект для инспекции следующим образом:

o   проанализировать критерий «% потерь к выручке от реализации» по основным товарным группам по всем объектам;

o   определить слишком низкие показатели относительно такой же группы в других торговых объектах, а также в сравнении с результатами прошлых периодов;

o   определить слишком высокие показатели относительно такой же группы в других торговых объектах, а также в сравнении с результатами прошлых периодов;

o   определить слишком средние* показатели относительно такой же группы в других торговых объектах, а также в сравнении с результатами прошлых периодов.

* Что значит «слишком средний показатель»? Например, средний показатель по все магазинам города составляет 1,03. При этом магазин АВС демонстрирует тот же показатель – 1,03, проверяем по прошлому месяцу: средний по всем магазинам был 0,95, и в магазине АВС – 0,95. О чем может говорить данная тенденция? Возможно, в магазине АВС директор пытается фальсифицировать данные, для того чтобы не выделяться из общей массы.

4.    Один из критериев – давность проверки. Если торговый объект не проверялся более 1 года, это уже является основанием для проведения проверки.

5.    Следующим критерием является ротация персонала. Например, есть 2 магазина, которые проверялись полгода назад, у обоих магазинов одинаковые показатели, но в одном магазине завотделом работает 2 года, а во втором поменялся месяц назад. В таком случае специалисты КРО едут в последний магазин, для того чтобы проверить результаты работы нового сотрудника.

6.    Инвентаризация товарных остатков может быть как полная (когда пересчитываются все группы товаров), так и частичная (когда пересчитываются конкретные товарные группы).

7. Перед проведением инвентаризации товарных остатков важно определить необходимое количество специалистов, задействованных в процессе. Количество персонала зависит от формата магазина (насколько магазин большой) и от товарной группы. Например, если инвентаризация проводится по категориям товаров «торты», или «мясо», тогда с проверкой справиться и 1специалист КРО. При подсчете группы «бытовая химия» необходимо вывести максимальное количество персонала.

8.    Инвентаризация товарных запасов проводится в ночную смену. Если магазин работает не круглосуточно, тогда инвентаризация начинается после закрытия магазина. Специалисты КРО вместе с администрацией магазина перекрывают доступ покупателей к товарной группе, которая будет пересчитываться, кассиры предупреждаются о том, что отпуск товаров данной торговой группы запрещен до момента завершения инвентаризации.

 

Сам процесс инвентаризации товарных запасов по технологии аналогичен инвентаризации, которую проводит торговый персонал объекта. Основная задача сотрудника КРО – по результатам проведенной инвентаризации сравнить полученные данные «% потерь к обороту» с данными, которые продемонстрировал магазин при пересчете, вывести % отклонений и определить, в норме он или нет (в таком случае магазину и анализу его работы уделяется особое внимание).

И последнее, чем хотелось бы поделиться  - это то, какими профессиональными качествами должен обладать специалист КРО.  С нашей точки зрения главное требование к должности контролера – это способность быстро и качественно систематизировать результаты проведенной проверки и доступно сформулировать выводы.  Рассмотрим  пример. Недостача в 50 грн., - много это, или мало? Если говорить о товаре на складе, или в торговом зале магазина – это практически ничего.  Недостача в 50,00 грн  в Центральной кассе, где отклонения обычно 2 -3 копейки, - это ЧП. Если в Центральной кассе магазина нет 50  грн. одной бумажкой, - это явно проблема. Это индикатор, но об этом знают сотрудники КРО, об этом не знают учредители. Поэтому  должна быть адаптация, трактовка, правильная расстановка акцентов.  Например, уметь донести, почему потеря в 10 000 грн. в одном случае – это нормально, а потеря в 50 грн. в другом случае – это большая проблема.

 

 

 

 


  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
подписаться на рассылку