image description

Сегодня мы хотим обсудить с Вами стандартизацию бизнес-процессов.

«М-м-м, - скажет, кто-то, - да сейчас только ленивый не трубит о стандартизации». И мы подтвердим, - да, это так и есть и этой мысли уже скоро будет более 100 лет. Ведь для всех очевидно, что стандартизация текущей операционной деятельности освобождает от 30% и более времени управленцев (руководителей служб, отделов, департаментов, направлений и т.п.), и это свободное время продуктивные управленцы начинают использовать для развития, расширения, изменения технологий (в общем для будущего!).

 

И в данном случае речь идет не о формальном подходе, когда формирование регламентов и процедур напрямую связано с необходимостью пройти тот или иной вид сертификации, после которой папка с процедурами займет почетное место в шкафу генерального директора. Речь идет о ситуации, когда численность персонала и многообразие операционных процессов требует синхронизации и унификации, для того чтобы в ожидаемые сроки получать ожидаемый результат деятельности. В этой статье мы хотели бы поделиться опытом создания рабочих регламентов, рассказать о необходимых компонентах регламентов, предоставить практические советы в части внедрения описанных регламентов.

 

Ключевое правило при создании регламентов: участие в разработке правил и формировании стандартов сотрудников – руководителей – «хозяина процесса», которые понимают «для чего мы это делаем» и «что каждому конкретному руководителю это даст (польза)».

 

Начнем с формы регламентов. Итак, любой регламент должен включать следующий перечень компонентов:

- стандартную «шапку», в которой указывается наименование регламента, должности и ФИО ответственных за согласование и утверждение регламента сотрудников, версионность (№ версии, дата внесения изменений, краткое описание изменений);

- цель процесса;

- область применения – в этой части перечисляются должностей, которые должны быть ознакомлены с утвержденным процессом;

- зоны ответственности – раздел, в котором указываются владелец процесса, менеджер процесса и участники процесса, а также в краткой и ёмкой форме определяются основные зоны ответственности каждого из участников процесса;

- процедура  - непосредственно описание бизнес-процесса (алгоритма действий), о необходимых атрибутах которого мы расскажем отдельно;

- Приложения к разделу «процедуры» - бланки, формы отчетов, другие документы, на которые предоставляются ссылки в разделе «процедура»;

 

- Схема бизнес-процесса, отражающая алгоритм.

 

Ключевым разделом регламента является раздел «процедура», который детально описывает этапы процесса, сроки выполнение, ответственных за выполнение, «контрольные точки» для проверки выполнения. 

 

К описанию процедуры есть свои требования. Во-первых, любая процедура должна включать «вход» и «выход» - документы / информация / действия сотрудников / любые другие «частицы», которые «открывают» и, соответственно, «закрывают» бизнес-процесс. Например, входом для процедуры приемки и оприходования продукции на склад может быть передача пакета документов кладовщику по  факту приезда автотранспорта с продукцией на склад. Или, например, входом для процесса размещение продукции на складе может быть факт оприходования продукции в системе учета с последующим наделением системой локации для хранения данной продукции. Если говорить о «выходе» процесса, то, например, для процесса возврата продукции на склад от клиента, выходом будет размещение продукции по месту хранения по факту ее оприходования (если продукция не является бракованной). Если говорить о «выходе» процесса продажи, тогда это может быть расходная накладная с печатью и подписью клиента, предоставленная в бухгалтерию компании.

 

Основная часть процедуры – это «Ход процесса». Именно в этом разделе подробно описываются действия, которые один за другим, или параллельно, производят сотрудники компании, благодаря чему мы получаем результат, или «выход» из процесса, который, в свою, очередь, является входом для следующего процесса.

 

Рассмотрим на примере, описание каких элементов должен включать «ход» процесса, например, при проведении списания продукции не соответствующего качества со склада.

 

 

Элементы «хода процесса»

               1.      

Когда проводятся списания (устанавливается регулярность, либо предоставляется алгоритм формирования графика проведения списаний и информирование о данном графике участников процесса).

               2.      

Кто принимает участие в списании со стороны склада и со стороны офиса (перечень членов постояннодействующей комиссии, процедура назначения и извещения членов комиссии).

              3.      

Предварительные требования к проведению списания: каким образом товар должен быть подготовлен к списанию, требования к идентификации товаров (№ партии, № поддона, прочее), где должен быть локализирован товар, подготовленный к списанию.

              4.      

Описание процедуры списания: например, требования взвешивать всю весовую продукцию, требования идентифицировать партии и поддоны для весовой продукции.

              5.      

Требования к формированию бумажного «Акта списания», сроки и ответственность за отражение результатов списания в программном обеспечении.

              6.      

Требования к хранению документов, подтверждающих проведенное списание.

              7.      

Проверка продукции перед утилизацией.

 

 

Если в той или иной процедуре есть ограничения, или исключения, их также необходимо описать и выделить по тексту, например, рамкой. Например, как осуществляется тот или иной процесс в не рабочие дни, когда не присутствует полный штат персонала, кого информировать в случае форс-мажора, как действовать в нестандартных ситуациях, которые нельзя исключить технически.

 

Одним из требований к описанию хода процесса является ясность и логичность изложения. То есть, алгоритм работы должен быть описан таким образом, чтобы при его прочтении даже новый человек в компании мог понять, где, как и когда он должен сделать то или иное действия, или от кого и в какие сроки получить информацию.

 

Что касается схем бизнес-процессов, - их можно создавать как в программах Microsoft Word или Microsoft Visio, так и в ряде других программ – существует ряд бесплатных онлайн-средств создания схем бизнес-процессов (и их можно легко найти через поисковые системы). В своей практике мы стараемся придерживаться уже существующего стандарта построения схем в компаниях клиентов.

 

Например, схема бизнес-процесса при заказе позиций, которые должны находиться на складском остатке:

 

После того, как разработка регламента завершена, регламент согласован с ответственными лицами в первом чтении, регламент подлежит «прогону», или другими словами – апробации.  И говоря об апробации, мы имеем в виду не просто ознакомление персонала с нововведениями и старт работы по новым правилам, но и личную проверку того, что каждый пункт бизнес-процесса является выполнимым как по времени, так и по наличию полного комплекта необходимых ресурсов. И только после прогона процесса на скоростных режимах, выявления всего перечня возможных отклонений и корректировки отклонений, как в самом процессе, так и в регламенте, можно смело утверждать данный процесс у руководителя предприятия, размещать на общем информационном ресурсе, знакомить с регламентом персонал и требовать жесткого выполнения правил и процедур.

 

Что касается периодичности изменения утвержденных регламентов – мы рекомендуем вносить корректировки не чаще чем 1 раз в 6 месяцев. При существенном изменений бизнес-процесса, либо в случае добавления новых компонентов, такие изменения можно оформлять в виде Распоряжений, корректирующих бизнес-процессы.

 

 


  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
подписаться на рассылку