image description

УПРАВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ KPI's: НИ СЛОВА О МОТИВАЦИИ

 

Очень часто, внедренная на предприятиях Украины система управления на основе KPI's, становится инструментом мотивации персонала. При этом нивелируется основное предназначение данной системы, которое заключается в том, что показатели эффективности деятельности подразделения (предприятия) в первую очередь помогают организации в оценке достижения стратегических и тактических (операционных) целей. Использование ключевых показателей эффективности предоставляет возможность компании оценить своё состояние и помочь в оценке реализации стратегии.

 

Подходя к разработке и внедрению системы управления на основе KPI's, специалист должен понимать, что перечень показателей эффективности деятельности, который оценивает достижение целей первого / второго / i-того уровня гораздо шире, чем перечень показателей, используемых для мотивационных карт сотрудников. И это нормально: в основе мотивационных карт лежат ключевые индивидуальные и групповые показатели эффективности деятельности. Тогда как полный перечень показателей, необходимый для управления компанией, включает ряд мониторинговых (вспомогательных) показателей.

 

Более того, существует принципиальное различие в предназначении и использовании одних и тех же показателей. KPI's, которые используются в мотивационных картах, являются констатацией деятельности за определенный, довольно существенный период – месяц, квартал, год. KPI's, используемые для управления (оценки текущей ситуации и ее динамики, прогнозирования тенденции и планирования ряда действий для сохранения или улучшения ситуации), рассчитываются за гораздо более короткий период – за неделю, или даже за день, и рассматриваются в динамике.  Видя текущую картину деятельности, «оцифрованную» в KPI's, управленец может (и должен) влиять на ситуацию. Система  KPI's – это своего рода приборная доска менеджера, которая отслеживает направление движения каждую минуту, а также сигналит об отклонениях в каждом отдельном звене общего организма - компании.

 

Часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда руководители интуитивно понимают ценность KPI's как инструмента управления компанией, но не могут ретранслировать свое понимание в конкретные действия. Именно поэтому в этой статье мы поделимся с простым, но крайне эффективным методом работы с показателями эффективности деятельности, который не требует глобальных временных затрат руководителей, но который при этом позволяет «держать руку на пульсе». Этот инструмент – еженедельный Исполнительный (Рекомендательный) совет.

 

Исполнительный (Координационный) совет - главный координационный орган управления компанией.

 

Основная задача Исполнительного (Координационного) совета - добиться слаженности работы подразделений для реализации стратегического и тактического (операционного) планирования компании, а так же согласованности действий всех подразделений и сотрудников компании.

 

Цели совета:

1.      Регулярный мониторинг текущих тактических и стратегических вопросов компании.

2.      Налаживание общения между руководителями подразделений.

3.      Контроль выполнения поставленных задач.

4.      Гибкое реагирование на изменения ключевых показателей компании, отделов, департаментов.

5.      Быстрое реагирование на текущие проблемы в работе компании и разработка способов их решения.

 

Участники совета:

-       Руководящие сотрудники.

 

Как готовиться к совету участнику совета:

1.     Выписать задачи, которые стоят сейчас перед каждым участником совета со сроком выполнения:

a.     невыполненные

b.    в работе

c.     задачи на ближайшую неделю

2.     Подготовить вопросы к руководителям других подразделений для решения задач (проблем) своего подразделений или подготовить замечаний к работе других подразделений.

3.     Сообщить о достижениях отделов за прошедшую неделю;

4.     Составить бюджетные (из годового плана) задачи на будущую неделю;

5.     Подготовить отчет по бюджетным задачам, завершенным за прошедшую неделю;

6.     Сотрудниками отдела финансов (и бухгалтерии) готовятся ключевые показатели эффективности деятельности в установленный день до установленного времени (например, в понедельник до 16:00 за прошлую неделю);

7.     В информационном центре компании должны быть отражены все утвержденные ключевые показатели эффективности деятельности отделов до установленного времени (например, в понедельник до 18:00 за прошлую неделю).

 

Какие вопросы обсуждать:

1.          четко по выполнению плана;

2.          такие, которые требуют общего обсуждения 3 и более участников совета;

3.          идеи, направленные на улучшение показателей;

4.          проблемные моменты в работе или во взаимодействии сотрудников и предложения по их улучшению (модернизации бизнес-процессов);

5.          хорошие новости, которые происходят в компании.

 

Регламент координационного совета:

1.      Отчет руководителей Департаментов / других участников Координационного совета о работе их подразделений за неделю по шагам недельного плана, принятого на прошлом Координационном совете.

2.      Демонстрация и анализ ключевых показателей деятельности подразделений.

3.      Планирование работ на основании определенного состояния отдела (тренд показателей).

4.      Составление недельного плана на следующую неделю по каждому подразделению.

5.      Отчет руководителей отделов о выполнении текущих шагов программ стратегического плана развития (не текущая операционная деятельность), определение «зависших» задач.

6.      Определение задач (программ) стратегического плана, которые должны быть включены в оперативный план на текущую неделю для каждого отдела.

7.      Согласование, какие затраты планируются на неделю и обосновать их согласованность с текущими задачами.

 

Регулярность: еженедельно, в установленный день (например, во вторник, 10:00).

Длительность: 60 минут

Модератор: Директор

Секретарь совещания: назначенный директором иной участник

Таблица учета операционных задач:

 

 


  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
бизнес-тест