ПРОСТЫЕ ПОЛЕЗНЫЕ ЧУЖИЕ МЫСЛИ

Вместо предисловия:

Мы более чем уверены, что Вам известна ниже представленная теория (ставшая давно для многих практикой). И все же взяли смелость повториться. За последний период статистика непродуктивности (несвоевременного достижения результатов и превышение расходования ресурсов, сил сотрудников) снова в основе своей чаще всего имеет отсутствие управления временем.

 ________________________________________

ПРОСТЫЕ ПОЛЕЗНЫЕ ЧУЖИЕ МЫСЛИ:

Стивен Кови «Главное внимание – главным вещам»

«Суть того, что вы делаете, и причина, по которой вы делаете это, гораздо важнее, чем скорость, с какой вы это делаете».

Стивен Кови

КАК ВЫБРАТЬСЯ ИЗ ЛОВУШКИ СРОЧНОСТИ

Катастрофическая нехватка времени — одна из центральных проблем в жизни современного человека. В той или иной степени она затрагивает всех, но особенно тяжело приходится руководителям, поскольку они несут ответственность и за решение поставленных задач бизнеса, и за своих подчиненных, и за семью. Книга Стивена Кови обращает читателя к истокам этой проблемы.

Нередко ощущение загнанности на работе сочетается с ощущением того, что мы упускаем в жизни главное. Зачастую мы попадаем в ловушку времени, потому что не до конца понимаем значение таких факторов, как срочность и важность. В то время как большинство людей — заложники срочности, Стивен Кови и его соавторы предлагают концепцию управления жизнью и временем четвертого поколения, основанную на парадигме важности.

Эта концепция отвергает подход современного тайм-менеджмента к управлению временем (действовать быстрее, эффективнее, упорнее) и выдвигает на первый план следование определенным законам и универсальным принципам (в том числе и нравственным).

Принцип-центричный подход, по Кови, — это не очередной хронометр, а компас.

«Гораздо важнее понимать, куда и зачем вы идете, а не с какой скоростью», — утверждает автор. Срочность должна быть подчинена важности.

К ИСТОКАМ: ТРИ ПОКОЛЕНИЯ ТРАДИЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Понятие «поколение» применительно к управлению временем авторы используют в том же смысле, как, например, «поколение компьютерной техники»: каждое новое поколение создается на базе предыдущего, но отличается большей эффективностью.

Первое поколение управления временем строилось на простых памятках (листочках-напоминалках со списком дел: написать отчет, посетить собрание, отремонтировать машину, прибраться в гараже).

Второе поколение — это планирование и подготовка. Его основные инструменты — блокноты и календари встреч. Этот подход подразумевает продуктивность и личную ответственность в постановке целей, предварительное планирование будущих событий и действий.

Третье поколение — планирование, расстановка приоритетов и контроль. Представители этого поколения ставят перед собой долго-, средне- и краткосрочные цели, расставляют приоритеты в своих повседневных делах. В качестве инструментов они используют разного рода органайзеры, электронные или бумажные, с детализированными формами и графами для повседневного планирования.

ЧЕТВЕРТОЕ ПОКОЛЕНИЕ: ПЕРЕХОД ОТ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ К УПРАВЛЕНИЮ СОБОЙ

Три поколения традиционного тайм-менеджмента отражают значительный путь, который прошло развитое общество от стихийного распоряжения временем к большей эффективности жизни. Производительность, планирование, расстановка приоритетов, прояснение ценностей и постановка целей играют в наши дни очень важную роль не только в бизнесе, но и в других сферах.

Четвертое поколение предлагает совершенно иной подход, основанный скорее на управлении собственной жизнью, чем на управлении временем как таковым. Как поясняет Стивен Кови, внимание следует фокусировать не на том, чтобы делать что-то правильно или с определенной скоростью, а на том, чтобы делать правильное дело в нужный момент времени.

Четвертое поколение основано на трех центральных идеях:

1. Реализовывать в первую очередь четыре основные человеческие потребности и

способности — жить, любить, учиться и оставить наследие.

2. Использовать принцип «истинного севера» — четко понимать, где вы находитесь, куда хотите попасть и каким маршрутом нужно идти.

3. Раскрывать потенциал и применять четыре человеческих дарования — самосознание, совесть, независимую волю и творческое воображение.

Каждая из этих идей является вариантом ответа на вопрос: как выделить в своей жизни главное, т.е. сделать так, чтобы главные вещи заняли главные места в списке повседневных приоритетов?

Для перехода от традиционного тайм-менеджмента к новой концепции руководства собой Стивен Кови советует прежде всего освоить процедуру анализа матрицы управления временем.

МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Матрица включает в себя четыре квадранта, где все дела рассортированы по принципу срочности и важности: I — срочные важные, II — несрочные важные, III — срочные неважные, IV — неважные и несрочные.

Квадрант I. В него включены основные повседневные потребности, все проекты, которыми мы руководим, проблемы, требующие немедленного разрешения. Игнорирование дел из этого квадранта может привести к катастрофе (финансовому краху, разводу и т.п.).

Квадрант II. Деятельность, относящаяся к нему, включает не срочные, но жизненно важные дела. Это квадрант качества жизни. В него включены такие дела, как долгосрочное планирование и прогнозы на будущее, профессиональное развитие, помощь детям и родственникам, подготовка к важным встречам, укрепление важных социальных связей и т.п. Увеличение затрат времени в этом квадранте увеличивает нашу способность действовать, дает свободу маневра.

ВАЖНО:

Игнорируя квадрант II, мы тем самым расширяем квадрант I, увеличивая стресс и углубляя кризисы, так что они поглощают нас без остатка.

Наоборот, инвестирование времени в квадрант II сокращает квадрант I. Планирование, подготовка и превентивные действия позволяют не допустить превращения многих дел в срочные.

Квадрант III — «призрак» квадранта I. Он включает дела срочные, но не важные. Это квадрант-обманщик: суета порождает иллюзию важности. В эту категорию попадают многие телефонные звонки, встречи, визиты случайных посетителей. Можно неэффективно тратить массу времени в квадранте III, удовлетворяя желания других людей, и при этом считать, что решаются дела из квадранта I.

Квадрант IV — «пожиратель времени», т.е. деятельность, которая не является ни важной, ни срочной. Это квадрант пустой траты времени (чтение бульварной прессы, зависимость от ТВ или Интернета, бездумный просмотр телепрограмм, сплетни и т.п.).

ВАЖНО:

Отдых не относится к квадранту IV. Настоящий отдых, в его истинном смысле восстановления и приумножения сил и способностей, относится к ценной деятельности квадранта II.

Как узнать, что нужно делать в первую очередь из всего множества срочных и важных дел?

Почти всегда есть какое-то одно дело, которое должно быть сделано в первую очередь. Чтобы его определить, нужно вычленить в квадранте I самое важное из срочных дел или в квадранте II — самое срочное из важных.

Нужно ли стремиться из квадранта I в квадрант II, если квадрант I — моя привычная среда?

Некоторые профессии по своей природе целиком относятся к квадранту I. Например, работа многих директоров компаний, врачей и медсестер, полиции, редакторов газет требует постоянно реагировать на срочные и важные вопросы. Квадранты I и II имеют дело с важными вещами, которые разделяет лишь фактор времени. Настоящая проблема возникает, когда вы проводите время в квадрантах III и IV.

Где взять время для расширения квадранта II?

Время, расходуемое в квадранте I, — одновременно и срочное, и важное, сокращать его резервы нельзя. Если вы хотите больше времени проводить в квадранте II, то основной источник времени для вас — квадрант III. Необходимо научиться оценивать дела и вопросы с точки зрения их важности. Тогда мы сможем перенаправить время, теряемое на мнимую срочность, в квадрант II.

ВАЖНО

Ценность матрицы управления временем заключается в том, что она помогает понять, как важность и срочность влияют на решения об использовании времени. С помощью нее можно увидеть, как срочность можно подчинить важности (т.е. из списка всех срочных дел необходимо выбирать не «наисрочнейшее», а «наиважнейшее»).

ПЛАНИРОВАНИЕ

Концепция четвертого поколения управления временем — не что иное, как процесс регулярного планирования и организации дел из квадранта II.

Как утверждают авторы книги, эта процедура занимает полчаса в неделю и подчиняет часы компасу, т.е. позволяет переключать основное внимание со срочных дел на важные дела.

Прежде всего нужно ответить на вопрос: на какой срок планировать дела?

Суточное планирование, которое предлагает традиционный тайм-менеджмент трех поколений, фокусирует внимание на ближайших, срочных делах.

Авторы книги предлагают планировать дела на неделю вперед.

КАК ОЦЕНИТЬ НЕДЕЛЬНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

В любом процессе важна оценка достигнутых результатов. Для оценки прожитой недели авторы предлагают использовать дневник или органайзер и список из пяти-шести вспомогательных вопросов. Вопросы необходимо проработать перед тем, как начать процесс организации квадранта II на следующую неделю.

Пример списка вопросов

■ Каких целей я достиг, что помогло мне в этом?

■ Было ли достижение этих целей наилучшим способом использовать время?

■ Каких целей я не достиг, что помешало мне их достичь?

■ Помогли ли решения, которые я принимал, распорядиться временем лучше, чем я планировал первоначально?

■ Какие нереализованные цели мне следует перенести на следующую неделю?

■ Сколько времени я провел в квадранте II? В квадранте I? В квадранте III? В квадранте IV?

■ Какие уроки я извлек из прожитой недели в целом?

«При проработке этих вопросов важно пользоваться внутренним компасом — быть до конца честным, привлекать самосознание, совесть, независимую волю и творческое

воображение при рассмотрении возможностей позитивных изменений и их реализации», — пишет Кови.

                                                                                                       “Хочешь изменить мир — начни с себя”.