В этой статье мы хотели бы поделиться опытом внедрения эффективной стажировки на средних и крупных предприятиях.
Во-первых, определимся с понятиями.
«Википедия» определяет «стажировку» как «деятельность по приобретению опыта работы или повышение квалификации по специальности, а также работу по специальности в течение определённого испытательного срока…, для определения возможности зачисления на штатную должность».
Таким образом, можно сказать, что основной целью стажировки на предприятии является выявление потенциала стажера, а также обучение стажера правилам, стандартам и технологиям, используемым в компании.
Всем ли компаниям необходимо построение системы стажировки, или для некоторых компаний достаточно будет небольшой программы адаптации, которую импровизированно могут предоставить руководитель подразделения, или старший сотрудник отдела?
Алгоритм формирования ответа: «А нужно ли?» зависит от:
1) количества работающих сотрудников на каждой конкретной должности,
2) Ваших планов по расширению штата (открытия филиалов, производственных цехов, супермаркетов и т.п.)
3) или высокой текучестью кадров (как, например, в сетях супермаркетов),
4) либо ситуацией, когда потребность компании в тех или иных квалифицированных специалистах превышает рыночное предложение (такую ситуацию мы сейчас наблюдаем в сфере IT, в среде разработчиков).
Естественно, программы и длительность стажировки, а также требования к соискателям будут отличаться для каждой из должностей.
Например, к соискателям на должность «продавец» отсутствуют особые требования, например, требования к образованию, опыту работы, знанию тех или иных программ. Тогда как к стажеру в отдел разработки может выдвигаться вполне серьезный перечень: наличие базового профильного образования, знания среды разработки, знание английского языка. Соответственно варьируется и длительность стажировки: для продавца она может составлять 1-2 недели, тогда как длительность стажировки (правильнее назвать внутреннего обучения) на должность «разработчик» может составлять 3-6 месяцев.
Однако, не смотря на различия в длительности и подходах, есть и общие составляющие, которые лежат в основе построения эффективной системы стажировки, а именно:
- Стажировка должна быть контролируемой, т.е., за каждым стажеров должен быть закреплен наставник — квалифицированный сотрудник, который может передать свои знания стажеру и или его непосредственный руководитель;
- Наставники также являются подконтрольными лицами. Как правило, ответственность за назначение, обучение и контроль деятельности наставников, а также за планомерностью прохождения стажировки самим стажером, несет менеджер по обучению или менеджер по персоналу компании. В задачи такого менеджера входит организация (и даже формализация) правил стажировки проведение наблюдений за процессом стажировки, общение со стажерами, контроль выполнения сроков стажировки, ведение отчетности по стажировке, выяснение причин по которым стажеры прерывают стажировку и покидают компанию до сдачи экзамена, а также другие задачи, о которых мы поговорим далее;
- Для стажеров должны быть разработаны учебные программы и листы стажировки (или «маршрутные листы»), в которых указаны задания, которые должен выполнить наставник, или стажер;
- В завершении стажировки (при длительной стажировки и при завершении промежуточных этапов программы введения в должность) стажер должен сдать тестовое задание, экзамен, либо любым другим методом продемонстрировать знание полученного в ходе стажировки материала;
- За успешно подготовленного стажера (если это не входит в непосредственные функции сотрудника) наставник должен получать бонус, это будет стимулировать наставника качественно обучать стажера или это может являться одним из показателей результативности сотрудника (премирование на основе KPI)
С чего же начать внедрение стажировки на предприятии?
Во-первых, необходимо разработать требования к стажерам. Во-вторых, — учебные материалы и программы стажировки, определить структуру стажировки, длительность, метод проведения среза знаний по результатам стажировки. О том, как составлять учебные материалы мы уже не раз говорили. О том, что материал должен быть изложен просто, доступно и последовательно, также говорить не приходится.
Если говорить о «модулях» стажировки, то обязательными модулями будут следующие:
v Проведение обзорной экскурсии
v Получение инструктажа по технике безопасности и охране труда
v Изучение теоретического материала:
ü структура компании и место сотрудника в структуре компании;
ü описание деятельности компании;
ü функции и результаты деятельности подразделения, в котором будет работать сотрудник, в случае успешной сдачи экзамена;
ü должностная инструкция сотрудника;
ü общие правила, которые действуют для всех сотрудников компании;
ü распоряжения, правила, регламенты, которые относятся к деятельности подразделения, в котором будет работать сотрудник, в случае успешной сдачи экзамена;
ü подробное описание функционала на рабочем месте;
ü профильное обучение (технологии работы).
v Производственная / практическая стажировка
v Выполнение тестового задания
Далее необходимо определить требования к наставникам, сформировать перечень потенциальных наставников и провести оценку данных наставников. И главное пообщаться с этими потенциальными сотрудниками, на сколько им интересно и хочется уделять время другим сотрудникам. И только потом желающих стать наставниками оценить на их проф.пригодность J
Критериями оценки потенциальных наставников, в первую очередь, являются результаты их деятельности на своем рабочем месте, во-вторых, — личные компетенции, в частности, коммуникабельность, желание и умение обучать и контролировать работу стажеров. Немаловажным фактором является разработка системы мотивации наставников. После того, как перечень наставников был утвержден, все материалы, необходимые для проведения стажировки, разработаны, система мотивации наставников утверждена, необходимо провести обучение наставников стандартам их деятельности. Такое обучение можно провести в форме тренинга, либо разработать отдельный курс для наставников, которому наставник обучается в корпоративном учебном центре (или непосредственно под руководством специалиста по персоналу).
Оформление стажера
Да, и еще раз да. Стажер должен быть. Для больших компаний удобной является модель зачисления стажера в отдельный, например, «очень-нужный-сами придумайте название отдел». Это облегчает учет рабочего времени стажера, передачу данных для начисления заработной платы в бухгалтерию.
Оплата труда стажера
Да, и определенный уровень оплаты у стажера так же должен быть. И поэтому стажер – это сотрудник, который уже начал свой испытательный срок и он не только обучается, а и работает (выполняет простые задания), его время как правило распределено 50/50 (10% — теоретическое обучение; 40% — практическое обучение и 50% — простая работа). А за работу необходимо соответственно платить.
Контроль прохождения стажировки
Итак, напомним о том, что в крупных компаниях с большим количеством стажеров, для контроля процесса стажировки должен быть выделен отдельный специалист – специалист по обучению (координатор), или специалист по персоналу.
В задачи данного сотрудника входит закрепление стажера за наставником, выдача стажеру обучающих материалов, систематическая проверка статуса прохождения стажировки, ведение отчетности, подача информации о выработке стажеров для начисления заработной платы, организация экзаменов, направление сотрудника на оформление в штат компании в случае успешной сдачи экзамена, подача информации о бонусах наставникам. В некоторых случаях на данную должность возлагается обязанность обеспечивать поток потенциальных стажеров в компанию за счет выстраивания отношений с учебными заведениями соответственного профиля.
Таким образом, «китами», на которых держится эффективная система стажировки предприятия, являются:
— эффективный координатор, способный организовать процесс стажировки просто и толково, без лишней «макулатуры», аттестационных комиссий и иных «воров» врмени работающих штатных сотрудников
— продуктивные наставники;
— качественные программы стажировки;
— регулярный мониторинг реализации стажировки;
— мотивация наставников.