12321

Управление персоналом в рамках проектных команд

preview

<h2 style="text-align: center;">
<font color="#47494a" face="AvantGardeGothicCRegular, Arial, sans-serif"><span style="font-size: 20px; line-height: 24px; text-transform: uppercase;">Управление персоналом в рамках проектных команд</span></font></h2>
<p align="center" class="MsoNormal" style="text-align:center">
&nbsp;</p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
<span style="color: rgb(80, 80, 80); text-align: justify; font-family: tahoma, geneva, sans-serif; font-size: 14px;">Для Вас не новость, что многие управленческие решения (открытие, строительство объектов, внедрение программного продукта, иные) реализуются в компании за установленный промежуток времени, имеют начало и конец &ndash; по сути являются проектом. И часто в компании проектные задачи ложатся на плечи действующих штатных сотрудников из-за чего их реализация растягивается во времени, а иногда и сказывается на качестве и эффективности выполнения текущих задач.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
&nbsp;</p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
<span style="color: rgb(80, 80, 80); font-family: tahoma, geneva, sans-serif; font-size: 14px;">И на сегодня многие компании нашли решение: с целью реализации таких проектов в оптимальные краткие сроки привлекают к таким проектам новых сотрудников.</span></p>
<h3 style="text-align: justify;">
&nbsp;</h3>
<h3 style="text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="color: rgb(80, 80, 80); ">А как это сделать правильно?&nbsp;&nbsp;</span></span></span></h3>
<p style="text-align: justify;">
&nbsp;</p>
<p style="text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="color: rgb(80, 80, 80); ">Мы не будем сейчас писать об обязательных инструментах &ndash; системе контроля реализации проекта, системе оплаты и мотивации труда, порядок распределения обязанностей, красных и черных дедлайнов. А попробуем описать наиболее часто встречаемые проблемы (задачи) на старте проекта и пути их решения.</span></span></span></p>
<h3 style="text-align: justify;">
&nbsp;</h3>
<h3 style="text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="color: rgb(80, 80, 80); ">В ходе планирования управления персоналом в проектной деятельности следует выделить такие этапы:</span></span></span></h3>
<p>
&nbsp;</p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom: 0.0001pt; line-height: normal; text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="color: rgb(80, 80, 80); line-height: 15.75pt; ">1. Оценка внутренних ресурсов, и определение требований и количества вновь привлекаемых сотрудников.</span></span></span></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom: 0.0001pt; line-height: normal; text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="color: rgb(80, 80, 80); line-height: 15.75pt; ">2. Введение участников проекта в проект.</span></span></span></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom: 0.0001pt; line-height: normal; text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="color: rgb(80, 80, 80); line-height: 15.75pt; ">3. Формирование системы коммуникации в процессе выполнения проекта.</span></span></span></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom: 0.0001pt; line-height: normal; text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="color: rgb(80, 80, 80); line-height: 15.75pt; ">4. Формирование регламентов и требований к завершению (выполнению отчетов, обобщению результатов) проекта и обучении (передаче знаний) постоянным участникам внедренного проектом решения.</span></span></span></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom: 0.0001pt; line-height: normal; text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="color: rgb(80, 80, 80); line-height: 15.75pt; ">5. Оформление трудовых и проектных взаимоотношений с сотрудником &ndash; участником проектной группы.</span></span></span></p>
<h3 style="text-align: justify;">
&nbsp;</h3>
<h3 style="text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="line-height: 115%; color: rgb(80, 80, 80); ">Создание проектной команды</span></span></span></h3>
<p>
&nbsp;</p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="line-height: 115%; color: rgb(80, 80, 80); ">Отбор людей в проектную команду необходимо начинать до этапа планирования и тем более начала исполнения проекта. Ведь нанятые руководители и исполнители могут &nbsp;существенно повлиять на планирование своей деятельности. &nbsp;</span></span></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="line-height: 115%; color: rgb(80, 80, 80); ">Часто встречающимся упущением является отсутствие внимания к такому риску, как уход персонала. Ведь персонал оценивают как статичный элемент выполнения проектов. Хотя в действительности в трети случаев в составе проектной команды происходят изменения. Конечно, часто они приносят и позитивный результат, но всегда остается фактор расхода времени и ресурсов. Такие риски решаются системой мотивации участников проекта в виде долгосрочного премирования.</span></span></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
&nbsp;</p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="line-height: 115%; color: rgb(80, 80, 80); ">Следует четко утвердить, зафиксировать и донести до каждого условия выхода участников команды из проекта. Это первое, что убережет Вашу команду от потерь на первых этапах работы. Главное установить жесткие, но справедливые правила и обязательно не забудьте пункты о конфиденциальности и сохранности персональных данных.</span></span></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
&nbsp;</p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="line-height: 115%; color: rgb(80, 80, 80); ">Так же&nbsp;распространенной причиной ухода участников проекта является &laquo;скрытность&raquo; и ограничения доступа к конкретной информации о проекте. Реальными инструментами способными разрешить такую проблему путем установления прозрачного диалога (коммуникации) при привлечении участников проекта, простое использование простых правил:</span><br />
</span></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
&nbsp;</p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify;">
<span style="font-size:14px;"><span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; "><span style="line-height: 115%; color: rgb(80, 80, 80); ">1) &nbsp;предоставляйте максимально полную честную информацию о зоне его компетенции и обязанностях;<br />
2) закрепите все требования и договоренности между работодателем и исполнителем (участником проекта) письменно;<br />
3) &nbsp;установите график регулярных встреч по факту реализации проекта для общения с участниками.</span></span></span></p>

Обучение стандарту

 

Как сделать так, чтобы уровень обслуживания клиентов не только не снижался, а все время повышался?

 
Ответ прост: обучать персонал постоянно. Однако представьте, что вы выполняете какую-то работу, все делаете правильно, но, несмотря на это, кто-то заставляет вас с тупой периодичностью изучать свои должностные инструкции снова и снова. Вы и так все делаете правильно, практически не ошибаетесь, но проходит время, и вам говорят: «садись и изучай, как тебе нужно выполнять свою работу правильно». Реакция будет однозначной — протест..

 

Поэтому для поддержания высоких стандартов качества необходимо не постоянное переобучение, а коррекция. Другими словами, сотрудника нужно не переобучать, а дообучать, наблюдая за его работой, отмечая ошибки, которые он допускает, и исправлять их.

 
Поэтому, после проведения оценки и обработки проверочных списков, администратор ресторана встречается с каждым сотрудником. Они обсуждают результаты проверки, и по каждому пункту, получившему неудовлетворительную оценку, назначается коррекционное обучение. Оно может включать в себя повторное изучение того либо иного стандарта обслуживания и проведение тренировочных упражнений (или ролевых игр). Иногда достаточно обратить внимание на ошибку, чтобы она не повторилась впредь. К примеру, если было замечено, что сотрудник не поменял скатерть вовремя — ему просто об этом говорят, по сути тем самым корректируя его текущую работу. Если же у него не получается правильно сервировать стол — могут оставить на 15 минут после работы и провести небольшую тренировку. Эти тренировки существуют для каждого стандарта обслуживания.
 

Коррекционное обучение проводится после смены или в период технического перерыва сотрудника, когда нет наплыва посетителей, на это никогда не выделяется целый день. Нет необходимости и приглашать тренера — достаточно дать сотруднику возможность еще раз перечитать стандарты. Иногда администратор может попросить кого-нибудь из коллег потренироваться в паре с этим сотрудником.

Цель обучения — вовсе не превратить официантов в роботов, напротив, тренировки проводятся для того, чтобы человек понимал, что и как нужно делать, однако никто не требует досконального соответствия стандартам, «автоматизм» не приветствуется, ведь каждому из нас приятно обычное человеческое общение. Тем более что стандарты качества обслуживания в ресторане — это только часть сервиса, а все остальное зависит от особенностей заведения: атмосферы, идеи и т. д.

Особое внимание уделяется обучение управленцев  (директоров и администраторов заведений). Их обучают, чему нужно научить сотрудников ресторана; владелец передает им свою идеологию. В дальнейшем управленцы обучают официантов (на рабочем месте) и передают им эту идеологию. Поэтому именно от директора и администратора ресторана зависит результат обучения обслуживающего персонала. Если просто обучить официантов неким стандартам — этого будет недостаточно. Директор и администратор сами должны вести себя с клиентами определенным образом — и тогда так же будут вести себя и официанты. А стандарты на бумаге — это прежде всего помощь для новичка, помогают быстро ввести человека в должность.

Так, проверяющий просто берет этот проверочный список и видит, какой стандарт выполняется, какой нет. Проверки могут быть плановыми — это когда персонал видит проверяющего, и не плановыми, это когда не знает проверяющего.

 

Как победить в игре?

Все очень просто: для этого каждому члену команды необходимо знать и выполнять должностные обязанности, соблюдать стандарты качества обслуживания в ресторане, да и просто ежедневно следить за результатами своей работы.

 

Еженедельно данные по качеству поступают к ответственному координатору и вносятся в таблицу результатов месяца. Результат за предыдущую неделю прибавляется к результату текущей недели и т.д. В конце месяца получаем итоговую сумму.

 
Затем вводится так называемый коэффициент качества, который определяет сумму премии. Победители игры, кроме премий получают также призы. А чтобы придумать хороший приз, проводится опрос персонала. В нашей практике был случай, когда руководство предложило приз — турпоездку заграницу, а персоналу это было неинтересно. После опроса оказалось, что предел мечтаний сотрудниц — маникюр в дорогом салоне. Это гораздо дешевле, но только когда была назначена именно такая награда, персонал включился в игру.

 

Каждую неделю подводятся итоги игры. Они рассылаются по электронной почте или вывешиваются на доску объявлений в бумажном виде. Так сотрудники видят, на каком месте находится их заведение, кого они обгоняют, и кто обгоняет их. Как показывает практика, игра работает гораздо лучше, чем другие виды мотивации, и при этом стоит компании гораздо меньше.