А сбалансирована ли Ваша система показателей эффективности деятельности?

 

А сбалансирована ли Ваша система показателей эффективности деятельности?

KPIs – как много в этом слове J В течение последних 5 лет эта тема не сходит с первых полос бизнес-изданий и HR-форумов. Сейчас сложно представить себе какой-либо бизнес, который хотя бы частично не внедрил бы у себя эти инструменты. Но сформировать древо целей, определить показатели измерения достижения целей (сформировать KPIs под установленные цели), и начать собирать KPIs – еще не значит «внедрить систему работы с показателями эффективности деятельности». Поэтому сегодня мы поговорим о том, как сделать систему KPIs «живым» инструментом, который используют в своей работе руководители подразделений, для того чтобы не просто констатировать текущее положение дел, но и, в первую очередь, для того чтобы предсказать дальнейшую динамику развития ситуации и упредить возникновение негативной динамики.

Итак, начнем с того, что мы рассматриваем систему KPIs не просто как набор показателей, используемых для измерения результатов деятельности / достижения поставленных целей раз в месяц в виде данных для расчета премии конкретного сотрудника. А как систему прогнозов (мониторинга),  которая предоставляет возможность менеджменту компании не просто четко сформулировать планы и стратегию, а и регулярно мониторить и корректировать промежуточные результаты на ежедневной еженедельной основе, что и позволяет воплотить их (планы) в реальности.

В нашем портфеле есть несколько статей, в которых мы рассказываем о философии построения системы KPIs и дальнейшей работы с ней, с которыми мы рекомендуем ознакомиться перед дальнейшим прочтением этого материала:

https://h-art.com.ua/stati/kpi-i-effektivnost-personala-kak-resurs-optimizacii-rasxodov-i-yvelischenie-doxodov

https://h-art.com.ua/stati/kogo-kogda-i-za-shto-celi-i-kpi

В этой статье мы не будем говорить о формировании стратегии, постановке и каскадированию целей, как и не будем затрагивать вопрос разработки KPIs под утвержденные цели. Предположим, что все эти инструменты уже разработаны. Также мы не будем касаться вопроса оперативности учета и автоматизации отчетности – мы подразумеваем это априори. Поговорим о том, что делает систему KPIs «рабочим» инструментом управления компанией.

Первый вопрос – это периодичность сбора и рассмотрения KPIs. Большинство KPIs анализируется на еженедельной основе. Часть показателей, таких как валовая прибыль (наценка), выручка от реализации (оборот), маржа, сумма средств на счетах компании, дебиторская задолженность, в т.ч., просроченная, и т.п. анализируются не только еженедельно, но и ежедневно (в этом случае еженедельные показатели являются результатом оперативной реакции на ежедневные изменения). Результирующие показатели, такие как операционная прибыль, EBIT, EBITDA, прибыль / убыток и пр., безусловно, анализируются на ежемесячной основе (причем, как по результатам месяца,  накопительным итогом по году, так и в сравнении с предыдущими периодами / годами). Таким образом, если установленные KPIs рассматриваются реже, чем на еженедельной основе, уже можно говорить о том, что данная система направлена исключительно на констатацию факта результатов деятельности, но не является при этом инструментом управления.

Второй вопрос – это непосредственно работа ответственных сотрудников (руководителей подразделений) с показателями эффективности деятельности. И мы рекомендуем такую работу осуществлять не самостоятельно, в отрыве от руководителей других подразделений, а совместно, и регламентировано, для чего в компании создается Координационный (рекомендательный) совет.

Координационный совет – ключевой «борд» компании, направленный на гармонизацию операционных и стратегических задач в текущем еженедельном управлении компанией. Основная задача Координационного совета — добиться слаженности работы подразделений для реализации стратегического и тактического (операционного) планирования компании, а так же согласованности действий всех подразделений и сотрудников компании.

Участниками Координационного совета являются руководители подразделений (руководители Департаментов / структурных подразделений), заместители директора и директор компании.

Координационный совет собирается еженедельно, в установленный день (например, каждый понедельник, в 10:00). К началу работы Координационного совета ответственные сотрудники (в основном, сотрудники финансового управления, или бухгалтерии) готовят сводки KPIs, а также визуализацию динами KPIs в виде графиков, например:

 

Очень важным фактором является наличие общего информационного центра, который аккумулирует визуализированные в графиках ключевые KPIs предприятия. В отсутствии автоматизированного решения, информационный центр можно создать и в excel, и в бумажном виде на доске. Суть заключается в том, что данный подход предполагает взаимосвязь и взаимное влияние одних показателей на другие, например, для всех очевидна взаимосвязь количества произведённых изделий и их качества с объемами продаж, или рекламной активности с количеством входящих обращений от новых клиентов. Потому легко предположить, что снижение одних показателей через определенное количество времени повлечет за собой снижение других показателей. Именно визуализация и аккумуляция графиков в едином месте позволяет быстро ориентироваться в показателях и оценивать их динамику. Таким образом, наличие общего информационного центра позволяет видеть тенденцию эффективности работы «организма» компании только в целом, но и в частности, что позволяет и «диагностировать» и «прогнозировать» дальнейшую динамику деятельности.

Говоря о системной работе руководителей с показателями эффективности деятельности, мы имеем в виду следующую модель: «рассмотрение выполнения плана за прошлую неделю (выполнено / не выполнено / причины не выполнения) —  анализ показателей прошлой недели – формирование плана действий на следующий период (неделю)». В этой модели ключевую роль мы отводим регулярности работы и синергии, которая возникает по причине объединения усилий всех ключевых сотрудников предприятия в ходе рассмотрения показателей эффективности деятельности и при дальнейшем формировании плана действий.

Регулярный мониторинг текущих тактических и стратегических вопросов компании, контроль выполнения поставленных задач, гибкое реагирование на изменения ключевых показателей компании, отделов, департаментов – это и есть ключевые задачи Координационного совета.

Для понимания, приведем пример регламента работы Координационного совета:

1.       Отчет руководителей Департаментов / других участников Координационного совета о работе их подразделений за неделю по шагам недельного плана, принятого на прошлом Координационном совете.

2.    Демонстрация и анализ ключевых показателей деятельности (статистик) отделов. Планирование работ на основании определенного состояния отдела (тренд статистик).

3.        Составление недельного плана на следующую неделю по каждому отделу.

4.    Отчет руководителей отделов о выполнении текущих шагов программ стратегического план развития (не текущая операционная деятельность), определение «зависших» задач.

5.       Определение задач (программ) стратегического плана, которые должны быть включены в оперативный план на текущую неделю для каждого отдела.

6.        Согласование, какие затраты планируются на неделю и обосновать их согласованность с текущими задачами.

Именно такая последовательная работа с показателями эффективности деятельности позволяет говорить о том, что «работа с системой KPIs» таки внедрена на предприятии. Если у Вас остались вопросы по разработке и внедрению системы  KPIs на Вашем предприятии – мы рады будем на них ответить. Для этого Вы можете воспользоваться формой обратной связи, или связаться с нами по телефонам: +380 44 48 999 02 (03).

Похожие записи

Ричард Бренсон

Британский предприниматель, основатель корпорации Virgin Group, включающей около 400 компаний различного профиля. Один из самых богатых жителей Вели...

Конфуций

Древний мыслитель и философ Китая. Его учение оказало глубокое влияние на жизнь Китая и Восточной Азии, став основой философской системы, известной ...

Чарльз Диккенс

Английский писатель, романист и очеркист.Самый популярный англоязычный писатель при жизни.Классик мировой литературы, один из крупнейших прозаиков X...