По нашим наблюдениям в последнее время перед HR-руководителями и ТОП-составом компаний особо остро встал вопрос «Как эффективно проводить изменения?». Ни для кого не является секретом, что ситуация на украинском рынке провоцирует компании быстро меняться, усиливая свою эффективность и платежеспособность. И изменения могут быть разными – начиная от ужесточения контроля деятельности персонала, изменением организации бизнес-процессов с вытекающим отсюда установлением новых регламентов и правил, а также, увы, и оптимизацией штата, установления сокращенной рабочей недели, изменений в правила оплаты труда (как временным выходом из ситуации отсутствия привычных объемов продаж и в период освоения новых каналов сбыта, введении новых продуктов).
Хотим поделиться своим опытом. По роду своей деятельности специалисты нашей компании постоянно участвуют во внедрении новых инструментов управления в компаниях. А любые изменения и нововведения – это всегда сопротивление со стороны персонала. Мы – люди в большинстве своем любим стабильность, и не любим изменений (такова наша природа). И Вы и мы встречаемся при внедрении изменений с различными формой протеста и сопротивления сотрудников. И даже сложно представить то количество руководителей, которые сдались под натиском собственных сотрудников и пошли на попятную, «зарубив» при этом действительно эффективные решения, которые могли существенно изменить ситуацию в компании в лучшую сторону.
Перед Вами несколько практических советов, как сделать так, чтобы изменения не вызывали резко-отрицательной реакции персонала.
- «Ломать, не строить». Никогда не ломайте работающие системы. Всегда исследуйте сложившиеся процессы и правила. И только если Вы придете к взвешенному выводу на основе полученных данных, что их можно существенно улучшить – меняйте. Эффективных сотрудников ничего больше не демотивирует, как глупые и не нужные изменения, либо изменения, результата от которых они не видят.
- Вовлекайте персонал в разработку инноваций. Определяйте роли, раздавайте задачи, позвольте сотрудникам быть причастными к изменениям. И здесь речь идет не только о руководителях, но и о рядовых сотрудниках, которые знают всю подноготную бизнес-процессов.
- Делайте «прогонку» новых бизнес-процессов, правил, технологий. К сожалению, многие инструменты, не апробированные в реальной среде, показывают свою не жизнеспособность. Не внедряйте изменения до того, как не убедились в их эффективности «в поле». Это относится и к инструментам учета, и к правилам взаимодействия, и к правилам премирования, и т.п.
- Работайте с формальными и неформальными лидерами. Во-первых, проработайте изменения бизнес-процессов с руководителями подразделений, не задействованных ранее на этапе разработки, ответьте на все вопросы из ряда «А если произойдет такая-то ситуация…?», «А как это повлияет на …?», добейтесь того, чтобы вопросы были решены, а бизнес-процессы скорректированы и описаны оптимальным образом. После этого заручитесь поддержкой неформальных лидеров. Удивительно, но факт, такими лидерами могут быть любые сотрудники, начиная от офис-менеджера и до мастера цеха. У нас даже был реальный случай, когда мягкому внедрению изменений в супермаркете помогал грузчик (неформальный лидер), который просто «кивал» и тем самым «поддерживал» изменения в графиках работы сотрудников.
- Общайтесь. Существует масса методов коммуникации, посредством которых информацию можно донести сотрудникам – собрания персонала, рассылки по электронной почте или skype, личные встречи руководителя с подчиненными. Используйте те средства коммуникации, которыми привыкли пользоваться Ваши сотрудники. Анонсируйте изменения, объясняйте их причины, рассказывайте, какой результат Вы ожидаете от таких изменений, продемонстрируйте, какую выгоду дают эти изменения продуктивным сотрудникам, делайте что угодно, но покажите личную выгоду персонала от нововведений, даже если эта выгода – не близкая перспектива.
- Обеспечьте доступность информации об изменениях. Здесь речь идет о том, что любые изменения правил, регламентов, бизнес-процессов и стандартов должны быть описаны, и все сотрудники, задействованные в данном процессе, должны быть обеспечены доступом к информации. Здесь все снова-таки зависит от устоявшихся методов коммуникации в Вашей компании. Это может быть и папка с приказами у секретаря, и систематизированный свод регламентов на общем информационном ресурсе. Если у Вас нет на сегодняшний день таких ресурсов – используйте Gmail как базу хранения информации с открытым доступом для сотрудников, это отличное решение для небольших и средних компанийНо что делать, если все вышеописанные шаги не принесли результата и часть сотрудников, либо отдельные сотрудники выразили желание уволиться? Не расстраивайтесь! В нашей практике, в 99% случаев такие сотрудники являлись не эффективными. Мы встречали и финансовых директоров, которые не могли закрыть брешь в учете, а потом пытались тщательно скрыть колоссальную потерю денежных средств, и начальников производства, которые списывали 2% сырья по статье «естественные потери», тогда как реальный % составлял 0,9%, и менеджеров по продажам, которые никогда не могли дотянуть до планки минимальной квоты продаж, но при этом долгое время умудрялись списывать свои промахи на закупку, производство, нерадивых клиентов. Научитесь прощаться, ведь иногда сотрудники бывают балластом, после расставания с которым показатели компании резко взмывают вверх.
Ну и самое сложное: что делать с % действительно мега-эффективных сотрудников, на которых не действуют любые увещевания, и потеря которых сулит компании потерей прибыли? Сделайте так, чтобы сотрудник был минимально вовлечен в новый бизнес-процесс. Например, если Ваш заведующий производством умеет прекрасно организовать производственную деятельность, но при этом в силу возраста сторониться компьютера? Откройте вакансию и наймите ему помощника, который будет кропотливо вносить все данные в систему учета. У Вас есть прекрасный руководитель отдела продаж, который отказывается еженедельно формировать отчеты для партнеров? Договоритесь с ним, что эту работу будет выполнять его подчиненный.
Меняйтесь, улучшайтесь, будьте сильнее, быстрее и изобретательнее. И не бойтесь изменений J